Die EASY ECM Suite der EASY Software AG bietet eine Reihe von leistungsstarken Lösungen für dokumentenorientierte Geschäftsprozesse. Dabei unterstützt EASY ECM Suite alle vier Phasen des Dokumenten-Lebenszyklus: Dokumente werden erfasst, bearbeitet, an zuständige Personen weitergeleitet und abgelegt.

 

Lösungen und Funktionalitäten im Überblick

 

ECM/ Dokumentmanagement

Eine flexible DMS-Lösung für die zentrale, strukturierte Ablage sowie die Bearbeitung, Kategorisierung und Versionierung der Dokumente. Auch Prozesse und Aufgaben sowie Erinnerungs- und Eskalationsmanagement-Funktionen werden miteingebunden, sodass die Zusammenarbeit der verantwortlichen Personen und der Informationsaustausch reibungslos und zeitnah ablaufen.

 

Digitale Akte

Dokumente werden zentral abgelegt und sind schnell auffindbar. Ob es sich nun um Vertrags-, Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Personalakten handelt, oder Sie Ihre Eingangsrechnungen und Ihre Posteingänge mit minimalem Zeitaufwand verwalten möchten, EASY bietet dafür eine leistungsfähige Plattform.

 

Vertragsmanagement

EASY Contract ist die optimale Lösung um eine Übersicht über alle Verträge und deren Fristen zu haben. Zudem können Verträge allgemein schneller und effizienter erstellt und verarbeitet werden. Die Vertragsmanagementlösung erlaubt es somit Verträge in allen Phasen des Lebenszyklus zu verwalten: Bei der Erstellung mit Vertragsvorlagen oder bei der Vertragserfassung, bei der Prüfung und Freigabe, sowie bei der zentralen Ablage und der Vertragsüberwachung. Vertragsdokumente werden mit dieser Lösung entsprechend einfach gefunden und gemanagt.

 

Scan-, Extraktions-, und Abgleich-Funktionalitäten

EASY Capture Plus erlaubt eine effiziente Erfassung von Dokumenten und Informationen aus Dokumenten in Papierform, Office Dokumenten, Druckströmen, E-Mails, und von digitalen Informationen. Dabei können Dokumente auch klassifiziert, und Daten mit bestehenden Datenquellen abgeglichen werden.

 

Workflows und Bearbeitungsprozesse

EASY Workflow ist ein leistungsfähiges Tool für die optimale Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse. Dokumente werden den jeweils zuständigen Personen zur Bearbeitung weitergeleitet. Dies kann mit vordefinierten Prozessen automatisch erfolgen oder vom Anwender angestoßen werden.

 

Eingangsrechnungs-Verarbeitung

Mit EASY Invoice werden eingehende Rechnungen, egal ob diese in Papierform oder digital eingehen, effizient erfasst und Rechnungsinformationen extrahiert. Daten können ausgelesen und mit anderen Datenquellen abgeglichen werden und somit auf Richtigkeit überprüft werden. Prüfungs- und Freigabeworkflows können frei definiert und Rechnungen an zuständige Personen schnell und einfach weitergeleitet werden. Zudem können Buchungsdaten automatisch an das ERP System übertragen werden. Anbindungen können u.a. mit MS Dynamics NAV, MS Dynamics AX (EASY for Microsoft Line) sowie mit SAP (EASY for SAP Line) erfolgen.

 

E-Mail Management

Mit EASY for Exchange können E-Mails automatisch, regelbasiert und manuell archiviert werden. Dabei können archivierte E-Mails aus dem Exchange Postfach entfernt werden oder, wenn größere E-Mail Anhänge vorhanden sind, durch kleine Referenzdateien ersetzt werden, um den Exchange Server zu entlasten. Die Lösung bietet zudem den Vorteil einer sekundenschnellen Suche von archivierten und nicht archivierten E-Mails, von Informationen aus E-Mails (Volltextsuche) und Anhängen. Workflows können zudem die Unternehmensprozesse in Sachen E-Mail Management unterstützen.

 

Archivierung

EASY Archive bietet eine revisionssichere, übersichtliche Ablage von Informationen und Dokumenten. Aufbewahrungsfristen können automatisch gesteuert werden und Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf archivierte Dokumente Zugriff haben. Archivierte Informationen können schnell gefunden werden und jederzeit auch wieder weiterverarbeitet werden.

 

HR Management

Digitale Personalakten und entsprechende Dokumente können mit EASY HR sicher abgelegt und gemanagt werden. Über frei definierbare Zugriffsrechte werden sensible Daten geschützt. Recruiting Prozesse werden durch die Bewerber-Management- Lösung beschleunigt und die Personalgewinnung wird somit erleichtert. Mit der Lösung für Qualifikations- und Seminarmanagement behalten Sie den Überblick über die Fähigkeiten der Mitarbeiter sowie deren Möglichkeiten zur Weiterbildung. Insgesamt bieten die HR Module eine Entlastung des HR Teams durch die Unterstützung ihrer täglichen Arbeit.